Application web pour automatiser les opérations d'assurance-vie
Cabinet CGP indépendant, 50 M€ d'encours sous gestion, l'équipe traitait chaque année près de 800 opérations d'assurance-vie. Chaque rachat, arbitrage ou versement supposait de reconstituer manuellement une vingtaine de champs depuis les pièces transmises par le client et le CRM O2S, de remplir le PDF de l'assureur, puis de basculer le document vers Yousign pour signature. ServUp Patrimoine a déployé une application web qui prend en charge l'ensemble de la chaîne, de la sélection du client à l'envoi du PDF à signer depuis la boîte Outlook du conseiller.
Contexte
Le cabinet gère 50 M€ d'encours pour une clientèle composée majoritairement de chefs d'entreprise et de cadres dirigeants. L'activité s'appuie sur O2S comme CRM, SharePoint pour l'archivage documentaire et Yousign pour la signature électronique des opérations. En quatre semaines, le cabinet a divisé par sept le temps de traitement d'une opération d'assurance-vie et libéré près de 170 heures de saisie par an à l'échelle de l'équipe.
170h
Heures de saisie économisées chaque année
2 min
Temps de traitement par opération (vs 15 min avant)
Challenge
Chaque opération sur un contrat d'assurance-vie, qu'il s'agisse d'un rachat, d'un arbitrage, d'un versement libre ou d'une demande de retrait, supposait pour le conseiller de remplir un PDF spécifique à l'assureur, sur une vingtaine de modèles couramment utilisés. Le conseiller devait préalablement reconstituer manuellement les informations attendues en croisant les pièces transmises par le client (justificatif de domicile, pièce d'identité, RIB) avec les données de la fiche O2S, puis basculer le document fini vers Yousign pour signature.
À raison de 15 minutes en moyenne par opération et de 800 opérations traitées chaque année, cette charge mobilisait environ 200 heures de saisie sur l'ensemble du cabinet, sans valeur ajoutée perçue par le client final. La fragmentation entre O2S, SharePoint et Yousign ajoutait un risque d'erreur de ressaisie et de perte de traçabilité, particulièrement sensible sur les contrôles AMF.
Solution
Quelle a été la première étape ?
Notre équipe a démarré par un audit terrain rapide, en cartographiant la vingtaine de modèles PDF utilisés par les principaux assureurs partenaires du cabinet et en observant le déroulé concret d'une dizaine d'opérations en conditions réelles. L'objectif était d'identifier précisément quels champs étaient sourcés depuis O2S, lesquels devaient être extraits des pièces transmises par le client, et quels écarts de saisie revenaient le plus fréquemment d'un conseiller à l'autre. Cette base a permis de prioriser les modèles par fréquence d'usage et d'établir la correspondance entre les champs des PDF et la fiche O2S.
Comment l'application web s'articule-t-elle ?
Le conseiller ouvre l'application web, sélectionne le client dans une liste récupérée en temps réel depuis O2S, choisit le type d'opération à réaliser, puis dépose si nécessaire les pièces transmises par le client. Un module d'OCR extrait les champs administratifs clés des justificatifs, les croise avec la fiche O2S pour pré-remplir le modèle PDF de l'assureur, et signale les écarts éventuels au conseiller pour validation. Le conseiller relit, ajuste, puis déclenche l'envoi. Le PDF part dans le circuit de signature Documenso et un email accompagnant la demande est expédié depuis la boîte Outlook du conseiller via l'API Microsoft Graph, préservant la continuité de la relation client.
Pourquoi avoir remplacé Yousign par Documenso ?
Documenso est une alternative open source à Yousign, auto-hébergeable, qui a permis au cabinet de maîtriser l'intégralité du circuit de signature et l'hébergement des documents signés sans dépendance fournisseur. Sur le volume du cabinet, la bascule a également supprimé l'abonnement Yousign et déplacé le coût vers une infrastructure d'hébergement marginale. Le niveau juridique reste équivalent : signature électronique avancée au sens eIDAS, suffisante pour l'ensemble des opérations d'assurance-vie traitées.
Process
Découvrir
Audit terrain en début de projet. Recensement de la vingtaine de modèles PDF utilisés par les assureurs partenaires, observation d'une dizaine d'opérations en conditions réelles et entretiens avec les conseillers pour identifier les pièces client systématiquement requises et les sources de friction.
Cadrer
Définition des règles de correspondance entre les champs des PDF et la fiche O2S, en lien avec le dirigeant et un conseiller pilote. Choix de Documenso comme alternative à Yousign, validation juridique du périmètre de signature électronique avancée et définition du protocole d'envoi depuis la boîte Outlook du conseiller via l'API Microsoft Graph.
Construire
Développement de l'application web sur la durée du projet : socle technique (sélection client O2S, OCR documentaire, génération PDF, envoi Outlook via Microsoft Graph, signature Documenso), puis intégration progressive des vingt modèles assureurs, traités par ordre de fréquence d'usage. Chaque modèle est ouvert à l'ensemble des conseillers dès qu'il atteint le niveau de fiabilité cible, soit moins de 2 minutes de revue par opération avant signature.
Déployer
Bascule simultanée de l'ensemble des conseillers dès la disponibilité du premier lot de modèles, après une session collective de prise en main. Extension du catalogue au rythme de l'intégration des modèles moins fréquents, jusqu'à la couverture complète des vingt opérations cibles à la fin du projet, avec un accompagnement rapproché pour ajuster les correspondances en charge réelle.
Résultats
Temps de traitement d'une opération ramené de 15 minutes à 2 minutes, soit une division par sept sur l'ensemble de la chaîne
170 heures de saisie économisées chaque année à l'échelle du cabinet, sur un volume de 800 opérations
20 modèles PDF d'assureurs couverts, depuis la souscription jusqu'au rachat partiel en passant par l'arbitrage et le versement libre
Signature électronique internalisée via Documenso auto-hébergé, sans dépendance fournisseur ni abonnement récurrent
Continuité relationnelle préservée, l'email de demande de signature partant de la boîte Outlook du conseiller et non d'une adresse générique
