Tableau de bord temps réel pour piloter un cabinet multi-sites
Cabinet CGP multi-sites, 25 conseillers répartis sur 4 bureaux régionaux. La direction pilotait jusqu'alors à partir de rapports natifs Harvest et de consolidations Excel trimestrielles, avec deux à trois semaines de décalage après chaque clôture. ServUp Patrimoine a déployé en cinq semaines un tableau de bord dirigeant temps réel construit sur Metabase auto-hébergé, qui consolide l'activité des conseillers, les encours par bureau et la rentabilité par dossier dans une vue unifiée.
Contexte
Le cabinet exerce une activité de conseil patrimonial généraliste, structurée autour d'une équipe répartie sur quatre bureaux régionaux. Sa croissance régulière sur les dernières années avait conduit la direction à interroger la qualité de son outillage de pilotage, en décalage avec la taille atteinte par l'organisation et avec la cadence d'arbitrage attendue à ce stade de maturité.
4h
Économisées chaque semaine par l'équipe dirigeante
+4 %
Marge sur résultat d'exploitation l'année suivante
Challenge
Le pilotage reposait sur les rapports natifs Harvest, riches mais cloisonnés par fonction, et sur des consolidations Excel produites manuellement à chaque clôture trimestrielle. Cette mécanique privait le dirigeant d'une vue inter-bureaux instantanée et l'empêchait de descendre au détail de l'activité d'un conseiller donné en cours de trimestre.
Le délai d'analyse compromettait la capacité d'arbitrer à temps : sous-activité d'un conseiller détectée trop tard, dossier à faible marge non identifié, écart de pipeline entre bureaux passé sous les radars. L'équipe dirigeante perdait également plusieurs heures chaque semaine à extraire et recouper des chiffres ad hoc à partir des rapports natifs Harvest, au détriment des arbitrages stratégiques.
Solution
Quelle a été la première étape ?
Notre équipe a démarré par une analyse rapide des sources de pilotage existantes : rapports natifs Harvest, consolidations Excel trimestrielles, indicateurs suivis informellement par les responsables de bureau. L'objectif était d'identifier les indicateurs réellement utilisés par le dirigeant pour ses arbitrages hebdomadaires et mensuels, et de cartographier les écarts entre ce qui était suivi et ce qui aurait dû l'être pour piloter un cabinet multi-sites de cette taille. Cette base a permis de définir les trois volets du tableau de bord et leurs règles d'alimentation depuis Harvest.
Comment le tableau de bord est-il structuré ?
Le dispositif est structuré en trois volets accessibles depuis une seule interface. Le premier expose l'activité conseillers : nombre de rendez-vous, opérations en cours, pipeline qualifié et taux de conversion, lus en temps réel pour chaque conseiller et consolidés par bureau. Le deuxième agrège les encours sous gestion et les flux entrants et sortants par bureau et par conseiller, avec une vue inter-bureaux qui n'existait pas auparavant. Le troisième est dédié à la rentabilité, avec une marge brute calculée par dossier et par conseiller, qui permet d'identifier les dossiers à faible marge et les opportunités de revalorisation. La donnée est synchronisée depuis Harvest en continu, sans intervention manuelle.
Pourquoi avoir choisi Metabase plutôt qu'un outil décisionnel commercial ?
Metabase est une solution de tableau de bord open source, auto-hébergeable, qui a permis au cabinet de garder l'intégralité de ses données de pilotage sur son propre hébergement, sans abonnement récurrent à un éditeur commercial. Sur le périmètre de la mission, Metabase offrait le niveau de paramétrage nécessaire (jointures multi-sources, alertes, droits d'accès par bureau) tout en restant accessible à l'équipe dirigeante au quotidien. Le choix d'une solution maîtrisée en interne a également facilité l'évolution du tableau de bord au fil de l'usage, sans dépendre d'un calendrier éditeur.
Process
Découvrir
Analyse des sources de pilotage existantes (rapports natifs Harvest, consolidations Excel trimestrielles, indicateurs informels suivis par les responsables de bureau). Entretiens avec le dirigeant et les responsables de bureau pour identifier les indicateurs réellement utilisés pour les arbitrages hebdomadaires et mensuels.
Cadrer
Définition des trois volets du tableau de bord (activité conseillers, encours et flux, rentabilité), des règles d'alimentation depuis Harvest et du modèle de marge brute par dossier. Choix de Metabase comme socle open source auto-hébergé, validation du périmètre d'accès par bureau et du dispositif de mise à jour continue.
Construire
Mise en place du connecteur Harvest et du modèle de données, développement des trois volets dans Metabase, cycles d'itération hebdomadaires avec le dirigeant et un responsable de bureau pilote pour ajuster les agrégats, les seuils d'alerte et la hiérarchie de lecture entre vue cabinet, vue bureau et vue conseiller.
Déployer
Mise en production du tableau de bord pour l'équipe dirigeante en cinquième semaine, session collective de prise en main avec le dirigeant et les responsables de bureau, et accompagnement rapproché sur le premier cycle de pilotage mensuel pour ancrer le rituel d'arbitrage sur la donnée.
Résultats
4 heures par semaine économisées sur l'extraction et le recoupage manuels d'indicateurs de pilotage, redéployées sur des arbitrages stratégiques
+4 % de marge sur le résultat d'exploitation sur l'année suivant la mise en production, attribuables à l'identification précoce des dossiers à faible marge et à l'accompagnement des conseillers en sous-activité
Vue inter-bureaux unifiée disponible en temps réel, là où la lecture précédente arrivait avec deux à trois semaines de décalage
Donnée Harvest consolidée et hébergée en interne via Metabase, sans dépendance à un éditeur décisionnel commercial
Tableau de bord évolutif au fil de l'usage, avec de nouveaux indicateurs ajoutés par l'équipe sans intervention prestataire
