Rapports trimestriels personnalisés pour réveiller une base dormante
Cabinet CGP indépendant, 400 clients sous gestion, l'équipe constatait qu'environ la moitié de la base n'avait pas réalisé de nouvelle opération depuis plus de trois ans, sans pour autant avoir clos sa relation avec le cabinet. ServUp Patrimoine a déployé un dispositif de rapports trimestriels personnalisés, qui croisent la situation de chaque portefeuille avec une lecture macroéconomique et des opportunités cibles, et qui sont envoyés par email automatisé depuis la boîte du conseiller référent.
Contexte
Le cabinet gère 400 clients pour une activité de conseil patrimonial généraliste. Sur cette base, environ 200 clients restaient inscrits avec des encours significatifs mais n'avaient pas réalisé de nouvelle opération depuis plus de trois ans, une base que l'équipe qualifiait de dormante, toujours liée au cabinet mais sans interaction commerciale récente. Six mois après le démarrage du dispositif, 18 % de cette base avait souscrit un nouveau produit.
18%
Base dormante réactivée en six mois
400
Rapports trimestriels personnalisés par cycle
Challenge
Les clients dormants ne quittaient pas le cabinet, ils l'oubliaient. Lorsqu'une opportunité d'investissement se présentait, c'est rarement le cabinet qui venait à l'esprit en premier, faute d'une présence régulière dans leur quotidien. Le suivi se résumait souvent à un échange de fin d'année et à des envois ponctuels, sans rythme installé ni contenu spécifique au portefeuille de chaque client.
À l'échelle de la base, un suivi personnalisé trimestriel par conseiller restait hors de portée : 400 clients sur quatre envois annuels représentent 1 600 rapports par an, soit l'équivalent de plusieurs centaines d'heures de production manuelle. L'enjeu était de retrouver cette régularité de présence sans mobiliser un temps de conseiller proportionnel à la taille de la base.
Solution
Quelle a été la première étape ?
Notre équipe a démarré par une analyse de la base client en lien avec le dirigeant et un conseiller référent. Objectif : isoler les segments réellement dormants, identifier les données de portefeuille disponibles dans leur solution Harvest pour personnaliser chaque rapport, et définir la structure éditoriale du livrable. Un premier modèle de rapport a été produit dès la fin de la première semaine, sur un échantillon de cinq clients représentatifs, pour servir de base de discussion avec les conseillers.
Comment chaque rapport est-il personnalisé ?
Chaque rapport articule trois volets. Le premier expose la situation actualisée du portefeuille du client (composition, performance, écarts à l'allocation cible) à partir des données issues de Harvest. Le deuxième restitue une lecture macroéconomique du trimestre écoulé, focalisée sur les classes d'actifs et les thématiques présentes dans le portefeuille. Le troisième formule des pistes de décision concrètes, qu'il s'agisse de rééquilibrages, d'opportunités fiscales ou de nouveaux supports cohérents avec la situation patrimoniale du client. La génération mobilise ces trois sources via un modèle de langage et chaque rapport est revu par le conseiller référent avant envoi.
Comment se déroule la diffusion à 400 clients ?
Les rapports sont produits par lots trimestriels et envoyés par email automatisé depuis la boîte Outlook du conseiller référent, via l'API Microsoft Graph, en conservant un expéditeur personnalisé. La validation se fait par batch côté équipe, chaque conseiller passant en revue son portefeuille de clients et déclenchant l'envoi une fois ses corrections intégrées. Cette mécanique permet de couvrir l'intégralité de la base à un coût marginal en temps de conseiller, tout en gardant un contrôle éditorial complet.
Process
Découvrir
Analyse rapide de la base client (segmentation dormants vs actifs), recensement des données de portefeuille disponibles dans leur solution Harvest et entretiens avec le dirigeant et un conseiller référent pour cadrer le ton, le niveau de personnalisation attendu et les signaux à pousser en priorité (allocation, performance, opportunités, fiscalité).
Cadrer
Définition de la structure éditoriale du rapport (trois volets : situation du portefeuille, lecture macroéconomique, pistes de décision), du registre rédactionnel et des règles d'alimentation des données depuis Harvest. Validation du dispositif d'envoi par email depuis la boîte Outlook du conseiller via l'API Microsoft Graph, et du circuit de validation par batch côté équipe.
Construire
Production du premier modèle de rapport sur un échantillon de cinq clients représentatifs dès la fin de la première semaine. Cycle d'aller-retour d'une semaine avec le dirigeant et les conseillers pour ajuster la formulation, l'ordre des sections, le degré de précision sur les chiffres et le ton des recommandations.
Déployer
Génération du lot complet des 400 rapports personnalisés, mise en file pour validation par batch côté conseillers, et envoi des premiers rapports dès la fin de la deuxième semaine. Capitalisation sur les retours du premier cycle pour ajuster les éditions trimestrielles suivantes.
Résultats
18 % de la base dormante a souscrit un nouveau produit dans les six mois suivant le premier envoi
400 rapports trimestriels personnalisés produits à chaque cycle, soit 1 600 envois par an sans charge proportionnelle côté conseillers
Présence régulière du cabinet réinstallée dans le quotidien des clients dormants, sans surcharger l'équipe de production manuelle
Validation conseiller préservée sur chaque rapport, garantissant un contrôle éditorial complet avant envoi
Dispositif transposable sur la totalité de la base, dormante ou active, avec un coût marginal limité
