Cabinet CGP francilien en croissance, l'équipe de 8 conseillers consacrait jusqu'à 10 heures par semaine à la saisie administrative et à la mise à jour d'un CRM O2S incomplet. ServUp Patrimoine a déployé 4 agents IA pour automatiser la prise de note des entretiens client et l'alimentation du CRM, redonnant aux conseillers le temps qu'ils consacraient à la mécanique au profit du conseil.
Le cabinet regroupe 8 conseillers qui accompagnent une clientèle de chefs d'entreprise et de cadres dirigeants. L'équipe utilise O2S comme CRM, complété par des fichiers Excel pour la prise de note des rendez-vous et SharePoint pour l'archivage des pièces. En moins de deux mois, le cabinet a fait passer la complétude de son CRM de 50 % à 85 %, et a fait gagner 3h par semaine à chaque conseiller.
4
Agents IA déployés en production
85%
Complétude CRM atteinte (vs 50% avant)
L'ambition du cabinet de passer à l'échelle et de renforcer son pilotage se heurtait à une saisie administrative chronique. Le CRM O2S, en place depuis plusieurs années, n'était utilisé qu'à 50% de sa complétude réelle : les conseillers prenaient leurs notes de rendez-vous dans des fichiers Excel personnels, archivaient les pièces sur SharePoint sans nomenclature partagée, et reportaient l'information dans O2S de manière irrégulière.
Chaque conseiller consacrait entre 5 et 10 heures par semaine à cette charge administrative, au détriment du temps de conseil et de la capacité du cabinet à monter en charge sans recruter. La fragmentation des données client compromettait également la continuité du suivi entre conseillers et la qualité du pilotage portefeuille côté dirigeant.
Notre équipe a mené un audit terrain d'une semaine, en observant les entretiens client en conditions réelles et en analysant les écarts entre les notes Excel et le contenu O2S. L'objectif était de cartographier précisément les informations qui se perdaient entre la salle de réunion et le CRM. Cet audit a posé les bases d'un modèle de compte-rendu structuré, co-construit avec le dirigeant et un conseiller pilote, qui définirait ensuite la correspondance vers les champs O2S.
Le dispositif repose sur quatre agents qui se passent le relais. Un premier agent capte chaque entretien client (présentiel ou visio) avec le consentement explicite du client, et transcrit l'audio. Un deuxième agent structure le contenu selon le modèle de compte-rendu du cabinet : situation patrimoniale, objectifs évoqués, décisions actées, actions à suivre. Un troisième agent pousse les informations dans les champs O2S correspondants via l'API native. Un quatrième agent signale au conseiller les points à valider ou compléter avant publication. Le conseiller garde la main sur la validation finale.
L'API native d'O2S a permis un branchement direct entre la sortie des agents IA et les fiches client, sans couche intermédiaire ni double saisie. La correspondance entre les champs du compte-rendu et les fiches O2S a été défini avec le dirigeant et un conseiller pilote dès la première semaine, puis ajusté au fil des premières utilisations. Aucune migration de données n'a été nécessaire, et les conseillers continuent à travailler sur O2S sans changement d'outil.
Découvrir
Immersion d'une semaine dans le cabinet. Observation de 6 entretiens client en conditions réelles, analyse des écarts entre les notes Excel et le contenu O2S, et cartographie des informations qui se perdaient entre la salle de réunion et le CRM.
Cadrer
Co-construction du modèle de compte-rendu avec le dirigeant et un conseiller pilote : structure, niveau de détail, vocabulaire métier, règles de correspondance vers les champs O2S. Définition du protocole de consentement client pour l'enregistrement, validé par le DPO du cabinet.
Construire
Mise en production des 4 agents IA dès la fin de la première semaine sur le périmètre du conseiller pilote. Itérations quotidiennes sur la qualité du compte-rendu et la justesse du remplissage O2S, jusqu'à atteindre un niveau de fiabilité qui exigeait moins de 5 minutes de correction par compte-rendu.
Déployer
Bascule simultanée des 7 conseillers restants en semaine 3, après une demi-journée de prise en main collective. Suivi rapproché les deux semaines suivantes pour ajuster les derniers paramètres et capitaliser sur les retours terrain.
Résultats
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